Οι επικοινωνίες πρωτοκόλλου διαδικτύου (IP) λαμβάνουν πολλή προσοχή αυτές τις μέρες.

Οι φωνητικές και βιντεοκλήσεις μέσω ενός δικτύου δεδομένων είναι μια συναρπαστική τεχνολογία που μπορεί να προσφέρει δραματική εξοικονόμηση κόστους καθώς και νέες λειτουργίες, όπως η δυνατότητα να έχετε έναν αριθμό τηλεφώνου που να κουδουνίζει σε πολλές συσκευές, ώστε να μην χάσετε καμια κλήση

Πριν αλλάξετε την παραδοσιακή τηλεφωνία, αφιερώστε χρόνο για να ορίσετε προσεκτικά τις απαιτήσεις σας για τις επικοινωνίες IP. Η ιδέα είναι να σχεδιάσετε έναν χάρτη πορείας που να ταιριάζει με ακρίβεια στους επιχειρηματικούς σας στόχους στο σύστημα επικοινωνιών IP που θα χρειαστείτε για να επιτύχετε αυτούς τους στόχους. Χωρίς χάρτη πορείας, θα χαθείτε στην πορεία - σπαταλώντας χρόνο και χρήμα.

Πώς δημιουργείτε αυτόν τον χάρτη πορείας; Τα πέντε παρακάτω βήματα θα σας βοηθησουν να ξεκινήσετε.

Βήμα 1: Μάθετε τη διαφορά μεταξύ VoIP, IP Telephony και IP Communications.

 Το VoIP αναφέρεται σε έναν τρόπο μεταφοράς τηλεφωνικών κλήσεων μέσω ενός δικτύου δεδομένων IP, είτε είναι το δημόσιο δίκτυο είτε το εσωτερικό δίκτυο ενός οργανισμού. Το VoIP σάς βοηθά να μειώσετε το κόστος επικοινωνίας, καθώς οι τηλεφωνικές κλήσεις ταξιδεύουν μέσω του δικτύου δεδομένων και όχι από το δίκτυο της τηλεφωνικής εταιρείας. Το VoIP αντικαθιστά όλο και περισσότερο την παραδοσιακή υπεραστική και τηλεφωνική υπηρεσία για οικιακούς και μικρούς πελάτες.

Το IP Telephony βασίζεται στην τεχνολογία VoIP με επιπρόσθετα χαρακτηριστικά πέρα από την απλή τηλεφωνική κλήση, όπως διασκέψεις, μεταφορά κλήσεων και προώθηση κλήσεων. Τέτοιες υπηρεσίες ήταν διαθέσιμες σε επιχειρήσεις κυρίως μέσω συστημάτων τηλεφωνίας Private Branch Exchange (PBX), τα οποία ήταν αρκετά ακριβά και περίπλοκα.

Οι επικοινωνίες IP προχωρούν περισσότερο από την IP Telephony στην ενίσχυση των δυνατοτήτων επικοινωνίας. Μια λύση το IP Communications μπορεί να περιλαμβάνει λειτουργίες όπως ενοποιημένα μηνύματα, που είναι η δυνατότητα να έχετε φωνητικό ταχυδρομείο, φαξ και e-mail όλα σε μία διεπαφή. Εφαρμογές του κέντρου επαφών που είναι ενσωματωμένες σε άλλες εφαρμογές, όπως Διαχείριση σχέσης πελατών (CRM) καθλως και τη διάσκεψη εμπλουτισμένων μέσων, συμπεριλαμβανομένης της δυνατότητας επικοινωνίας με φωνή και βίντεο.

Η γνώση της διαφοράς μεταξύ αυτών των όρων μπορεί να σας βοηθήσει να προσδιορίσετε καλύτερα το σύστημα τηλεφωνίας που χρειάζεται η μικρή επιχείρησή σας τώρα - και σε τι μπορεί να εξελιχθεί αργότερα, όπως απαιτείται.

Βήμα 2: Κατανοήστε τι τύπο χρειάζονται οι χρήστες 

Σε μια επιχείρηση οποιουδήποτε μεγέθους, έχετε δύο τύπους χρηστών τηλεφωνίας: πρότυπο και ισχύ. Οι τυπικοί χρήστες έχουν βασικές ανάγκες τηλεφωνίας. Σε πολλές περιπτώσεις, δώστε τους έναν τόνο κλήσης και ένα φωνητικό ταχυδρομείο και είναι ικανοποιημένοι.

Οι χρήστες ισχύος έχουν προηγμένες απαιτήσεις. Μπορεί να είναι στο τηλέφωνο με τους πελάτες την πλειοψηφία της ημέρας τους ή να έχουν τακτική ανάγκη για τριμερή διάσκεψη. Ή μπορεί να βρίσκονται εν κινήσει συνεχώς από το γραφείο στο αεροδρόμιο για τις επισκέψεις πελατών και χρειάζονται έναν αριθμό όπου μπορούν να προσεγγιστούν οπουδήποτε.

Για να ορίσετε το πιο αποτελεσματικό σύστημα επικοινωνιών IP, προσδιορίστε ποιοι είναι οι χρήστες ισχύος σας. Ρωτήστε τους πόσο συχνά χρειάζονται την κάθε συγκεκριμένη προηγμένη λύση τηλεφωνίας (όπως τρισδιάστατη διάσκεψη). Ενθαρρύνετε τους να σκεφτούν ποια χαρακτηριστικά θα διευκόλυναν τη δουλειά τους.

Αφού ρωτήσετε, δημιουργήστε μια λίστα με τις απαιτήσεις και τις δυνατότητες του χρήστη σας και τοποθετήστε τις σε δύο κατηγορίες: τυπικός και ενεργός χρήστης. Αυτό θα σας βοηθήσει να οπτικοποιήσετε τι πρέπει να προσφέρει το σύστημα επικοινωνιών IP για να εξυπηρετήσει τις ανάγκες όλων των χρηστών.

Βήμα 3: Διαχωρίστε τα αναγκαία απο τα μη.

Τώρα που έχετε κάνει τη λίστα σας, ήρθε η ώρα να κάνετε έναν έλεγχο . Γιατί; Επειδή ορισμένοι χρήστες ενδέχεται να ζητήσουν λειτουργίες που πιστεύουν ότι είναι τάση, αλλά δεν παρέχουν απαραίτητα σημαντική αύξηση της παραγωγικότητας ή της μείωσης του κόστους. Και ορισμένοι τυπικοί χρήστες ενδέχεται να μην ζητούν λειτουργίες που πραγματικά χρειάζονται επειδή δεν γνωρίζουν ότι υπάρχουν.

Περαιτέρω βελτιώστε τη λίστα χαρακτηριστικών σας σε must-have και nice-to-have. Εδώ είναι η διαφορά: Εάν δεν είναι ενεργοποιημένη, μια λειτουργία που πρέπει να έχετε θα εμποδίσει ή θα διαταράξει την επιχείρησή σας. 

Για να διαχωρίσετε τα must-haves από τα nice -to-haves, κάντς στον εαυτό σας αυτήν την ερώτηση: "Προσπαθώ να μιμηθώ αυτό που έχω - ή προσπαθώ να λύσω επιχειρηματικά προβλήματα που μπορεί να αντιμετωπίσει η εταιρεια ως νέα λύση;"
Αυτή η προσέγγιση είναι πιο δύσκολη, γιατί πρέπει να καταλάβετε πλήρως ποια είναι τα προβλήματα της επιχείρησής σας σήμερα και ποιο θα είναι πιθανό αύριο. Και πρέπει να έχετε ισχυρή αντίληψη για τις λύσεις που προσφέρει η IP Communications. Ακούγεται σκληρό, το ξέρω - αλλά γι 'αυτό είστε το αφεντικό, σωστά;

Βήμα 4: Ενθουσιάστε όλους για το σύστημα. 

Δεν θα αποκομίσετε την πλήρη απόδοση της επένδυσης ενός συστήματος επικοινωνιών IP εάν οι υπάλληλοί σας δεν το χρησιμοποιούν σωστά. Και αυτό απαιτεί εκπαίδευση. Ακόμα πιο σημαντικό, μπορεί να χρειαστεί να γίνουν πωλήσεις. Πρέπει να κάνει εντριβή το προσωπικό στα οφέλη του συστήματος. Τους προκαλείτε ενθουσιασμό λοιπόν για τους τρόπους με τους οποίους οι επικοινωνίες IP θα κάνουν τη δουλειά τους πιο εύκολη.

Πώς να το κάνω αυτό? Εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε μερικές δυνατότητες "gee whiz" από την αρχή. Εάν ξεκινήσετε με το πιο βασικό σύνολο χαρακτηριστικών τηλεφωνίας - ένα που μιμείται σε μεγάλο βαθμό το σύστημα τηλεφωνίας που έχετε ήδη - η πιο συνεπής αντίδραση που θα λάβετε από το προσωπικό σας είναι ένα χασμουρητό. Το χειρότερο, το προσωπικό μπορεί να αμφισβητήσει την ανάγκη για το νέο σύστημα. Σε αυτήν την περίπτωση, δεν κάνετε μια καλή αρχή.

Αλλά ξεκινήστε το σύστημα επικοινωνιών IP με μερικές χρήσιμες αλλά ευχάριστες δυνατότητες - όπως το φωνητικό ταχυδρομείο που φτάνει ως τα   συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - και ετσι θα δημιουργηθεί κάποια φήμη. Ξαφνικά, η ομάδα αποκτάει κίνητρο να μάθει και να χρησιμοποιεί το νέο σύστημα.

Βήμα 5: Ακολουθήστε μια σταδιακή προσέγγιση.

Ενώ είναι καλή ιδέα να ξεκινήσετε τις επικοινωνίες IP με μερικά ευχρηστα χαρακτηριστικά, είναι εξίσου σημαντικό να μην το παρακάνετε.

Ο στόχος σας θα πρέπει να είναι μια σταδιακή προσέγγιση για την προσθήκη λειτουργιών. Ξεκινήστε με τα βασικά, αλλά κρίσιμα για την αποστολή χαρακτηριστικά. Πασπαλίστε τα με μερικά χαρακτηριστικά «wow», όπως περιγράφθηκε προηγουμένως. Όταν ο καθένας συνηθίσει στο νέο σύστημα, εξετάστε το ενδεχόμενο να προσθέσετε πιο προηγμένα χαρακτηριστικά καθώς προκύπτουν οι καινουρίες ανάγκες.

Η προσέγγιση ανίχνευσης βοηθά στην αποτροπή της συντριβής των τυπικών χρηστών σας - και της καταστροφής των χρηστών σας - από την αρχή. Σας βοηθά να επενδύσετε μόνο σε δυνατότητες και εργαλεία που χρειάζεται η επιχείρησή σας, όταν τα χρειάζεται. Αλλά το πιο σημαντικό, η σταδιακή προσέγγιση σας βοηθά να επεκτείνετε το σύστημα τηλεφωνίας σας με ρυθμό που έχει νόημα για την επιχείρησή σας.

Η λεπτή γραμμή? Όταν το χαρτογραφήσετε σωστά, ένα σύστημα επικοινωνιών IP μπορεί πραγματικά να σας βοηθήσει να αναπτύξετε την επιχείρησή σας. Και αυτή είναι η καλύτερη απόδοση επένδυσης που μπορείτε να κάνετε από οποιαδήποτε τεχνολογία.